Dix conseils pour améliorer l’usage de la messagerie électronique

Au sein d’une association, l’usage de la messagerie électronique n’est pas toujours optimal. Voici quelques conseils pour l’améliorer.

1- N’hésitez pas à multiplier le nombre de destinataires de vos courriels : c’est une manière de rappeler que vous existez. Par exemple, pour confirmer votre participation à la prochaine réunion de la Commission Bidule, répondez à tous ses membres sans exception et ne soyez pas pingres : ajoutez le bureau, le conseil d’administration, les salariés et, tant qu’à faire, les responsables d’équipes locales. Tous vous seront reconnaissants de ne pas les avoir oubliés.

2- N’indiquez jamais l’objet de vos courriels : piqués par la curiosité, vos destinataires se jetteront avec voracité sur le texte du message pour en découvrir le contenu.

3- Exigez de vos destinataires qu’ils réagissent immédiatement à vos messages. En l’absence d’une réponse de leur part dans les dix secondes, envoyez-leur un message reprochant amèrement leur désinvolture et leur manque de motivation.

4- Vos messages sont comme un sac à provisions : on y trouve des oranges, des artichauts et des navets. Soyez généreux : logez dans un même message des considérations sur la stratégie de l’association, une demande de remboursement, la réponse à une question posée il y a quinze jours par vous-ne-savez-plus-qui, ainsi qu’un bouquet de critiques acerbes. Vos destinataires apprécieront votre largeur de vue : chacun s’estimera exempt de l’obligation de vous répondre et gagnera en tranquillité.

5- Utilisez sans modération la fonction « copie cachée ». Par exemple, reprochez vertement à un membre du conseil d’administration ses critiques virulentes à l’égard d’un membre du bureau, et mettez ce dernier en copie cachée de votre message. L’effet est garanti.

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6- Omettez systématiquement de joindre à vos messages les pièces jointes annoncées : les reproches que feront vos destinataires constitueront le point de départ d’un dialogue fécond.

7- Habituez-vous à faire référence dans vos messages à des documents dont vos destinataires n’ont pas eu connaissance. Vous leur ferez ainsi sentir discrètement l’importance de votre position dans l’organisation. En les obligeant à quémander des informations complémentaires, vous stimulerez en eux le sentiment d’humilité.

8- Pour donner du poids à vos messages, ne lésinez pas sur les pièces jointes. Au-delà de 20Mo, vos destinataires se répartiront en deux groupes. Certains recevront votre message, admireront la richesse de votre érudition associative et vous rendront grâce pour le volume d’informations que vous mettez à leur disposition. Les autres passeront des heures à tenter de contourner les blocages de leur système informatique pour y accéder : la valeur de votre envoi s’accroîtra en proportion du temps passé.

9- N’ayez pas de fausse pudeur. Réagissez avec vos tripes. Si quelque chose vous choque, ne réfléchissez pas deux fois. Envoyez immédiatement un message grâce auquel la terre entière pourra partager votre colère. Ne censurez pas votre vocabulaire : « scandaleux », « inacceptable », « fétide»…

10- Ne boudez pas le plaisir d’observer le circuit de l’information au sein de l’association. Lancez une fausse rumeur à deux ou trois destinataires, en leur enjoignant de respecter la plus stricte confidentialité. Mesurez le temps nécessaire pour qu’elle vous revienne avec la qualité d’une information avérée.